Een goed CRM-systeem is een essentieel onderdeel van marketing en sales. Het helpt je om leads te converteren tot klant en die klanten te binden aan je organisatie. Vroeger moest je diepe zakken hebben om een goed CRM-systeem te implementeren. Maar die tijd is voorbij. Sterker nog, HubSpot CRM is gratis. De belangrijkste vraag is dus: is HubSpot CRM geschikt voor jouw organisatie?

Wat is een CRM-systeem?

Voor degenen die niet weten wat CRM precies is, de afkorting staat voor Customer Relationship Management. Simpel gezegd zijn het alle acties die een organisatie onderneemt om de klant optimaal te bedienen. En een CRM-systeem helpt je daarbij.

Maar de wereld verandert snel en tegenwoordig draait het bij CRM allang niet meer om klanten alleen. Ook jouw leads / prospects manage je het liefst met een goed systeem. En dus vind je in HubSpot CRM veel functies die je daarbij helpen. Uiteraard is er nog veel meer te vertellen over CRM maar daarvoor verwijs ik je graag naar de Nederlandse Wiki pagina over CRM.

Om te weten of Hubspot CRM iets voor jouw organisatie is, moet je eerst weten wat er allemaal mogelijk is met HubSpot CRM. Een overzicht van de functies dus.

De functies van HubSpot CRM

In dit hoofdstuk loods ik je op hoofdlijnen door alle functies van HubSpot CRM. Te beginnen bij het beginscherm, het dashboard.

Sales dashboard

Het eerste tabblad in HubSpot CRM geeft je een overzicht van jouw prestaties. Het toont je een overzicht van de deals die je gescoord hebt, jouw productiviteit en je sales pipeline. Wanneer je meerdere mensen in je team hebt, kun je deze gegevens van elk teamlid opvragen in HubSpot CRM. Verder kun je de gegevens filteren per periode. Zo kun je precies zien hoe account manager “John” het in februari deed en dit vergelijken met een andere account manager.

Die periode kan trouwens ook in de toekomst liggen. Zo kun je zien hoe goed de sales funnel gevuld is. In een paar klikken zie je dus hoe je salesteam functioneert. Voor teams die het succes van verkoop nu met een Excel sheets oplossen, is dit een enorme vooruitgang.

Contacten

Het tweede tabblad in HubSpot CRM geeft je een overzicht van je contacten. Het scherm toont een lijst met contacten met daarboven een zoekscherm. Zoeken werkt snel en dynamisch. Je ziet dus gelijk resultaten als je de eerste letter intoetst.

Het is eenvoudig om zelf selecties (views) te maken van een bepaald deel van je contacten. Bijvoorbeeld alle contacten uit een bepaald land of bepaalde stad. Of een selectie van de contacten die een bepaald white paper hebben gedownload.

Wanneer je een contact opent zie je links de details van het contact en rechts de historie die je met deze lead of klant hebt opgebouwd.

Het is prettig dat je de contactkaart helemaal naar eigen wens kunt inrichten. In een paar klikken heb je een veld uit de database toegevoegd aan de contactkaart.

Onder de contactkaart zie je de deals die bij dit contact horen.

Het bedrijf waar dit contact bij hoort vind je onder de deals. Is het bedrijf in kwestie bekend bij HubSpot Insights dan worden gelijk gegevens als branche, omzet, vestigingsplaats aantal werknemers en nog veel meer getoond. HubSpot Insights is een centrale database met bedrijfsgegevens die gekoppeld is aan HubSpot CRM. Dat scheelt een hoop zoekwerk voor je verkopers.

 

Acties voor een contact

Als je succesvol wil zijn in sales helpt het om gestructureerd te werken. HubSpot CRM geeft je veel tools om die structuur aan te brengen. Direct op de contactkaart kun je verschillende acties ondernemen die dan automatisch bij dit contact worden vastgelegd.

 

Je kunt onder andere:

• Een notitie maken (bijvoorbeeld als herinnering voor je volgende gesprek)
• Een e-mail versturen (die dan automatisch wordt vastgelegd
• Vanuit HubSpot CRM uitbellen over VoIP (extra functie)
• Een activiteit vastleggen (b.v. een meeting)
• Een taak creëren (voor jezelf of iemand in je team)
• Een afspraak in je kalender plannen (Google Calender)

Al deze acties worden vervolgens automatisch opgenomen in de contacthistorie. En sommige van deze acties zijn input voor het dashboard. Zoals het aantal e-mails dat je verstuurt en het aantal afspraken die je scoort.

HubSpot CRM is echt gericht op het makkelijker maken en uit handen nemen van de taken voor sales. Dat zie je ook hier. Alle taken die vaak voorkomen zijn binnen handbereik en het is maar weinig werk om de gegevens in voeren die van belang zijn.

Contacthistorie in HubSpot CRM

Onder de acties vind je de contacthistorie. Alles wat je doet, wordt hier vastgelegd. Erg handig want zo weet je als account manager precies wat je acties zijn geweest.

Maar niet alleen de acties die je zelf uitvoert in HubSpot CRM worden vastgelegd. Via verschillende koppelingen kun je HubSpot CRM integreren met andere softwarepakketten. Zoals Survey Monkey, Wistia of GoToWebinar. De acties die een lead of klant neemt in deze pakketten, worden vervolgens automatisch vastgelegd in HubSpot CRM.

Hoe kun je dat gebruiken? Stel dat je via SurveyMonkey een enquête stuurt om de tevredenheid van je klanten te meten en één van de vragen is hoe ze je organisatie beoordelen. Door de uitkomst van die vraag door te sturen naar HubSpot CRM,  kun je vervolgens eenvoudig selecties maken. Bijvoorbeeld van alle klanten die lager dan een vijf hebben gegeven.

Contacthistorie is dus niet alleen een hulpmiddel voor een account manager. De verzamelde data is ook van onschatbare waarde om je organisatie te sturen.

Companies

Het derde tabblad in HubSpot CRM geeft je een overzicht van de bedrijven in je database. Het scherm is gelijk aan het overzicht van je contacten. Ook hier een zoekscherm, rijen met resultaten en kolommen die je naar wens kunt aanpassen.

Via de zoekfuntie kun je eenvoudig en snel door alle bedrijven zoeken. Deze functie werkt dynamisch en snel. Wanneer je de eerste letter typt, krijg je dus snel een overzicht van de bedrijven die beginnen met die letter.

Op het tabblad bedrijven in HubSpot CRM kun je snel en makkelijk je eigen selecties maken. Bijvoorbeeld om alle bedrijven te selecteren met een omzet groter dan X of met meer dan 50 medewerkers. Elk veld in de database kan worden gebruikt voor je selecties. Terwijl je de selectie maakt, zie je het resultaat direct verschijnen. Zo zie je gelijk of je een selectie goed opbouwt. Erg handig!

Deals

Op tabblad nummer vier kun je inzoomen op je (potentiële) deals. Deals in HubSpot CRM zijn vergelijkbaar met offertes. Maar een potentiële deal begint natuurlijk al veel eerder dan de offerte. Daar houden ze bij HubSpot rekening mee.

Een deal doorloopt namelijk verschillende stadia. Het mooie is dat jij die stadia helemaal zelf kunt bepalen. Er zijn zeven stadia standaard ingesteld in HubSpot CRM. Die hoef je niet te gebruiken op de manier zoals HubSpot dat bedoeld heeft. Je kunt ze eenvoudig aanpassen naar je wensen. Standaard heb je:

1. Afspraak gemaakt
2. Gekwalificeerd
3. Presentatie / demo ingepland
4. Beslisser overtuigt
5. Contract verzonden
6. Gewonnen
7. Verloren

Een deal is net zo’n belangrijk onderdeel als contacten en bedrijven. Daarom heeft ook een deal een contacthistorie. Zodat je precies kunt vastleggen wat er allemaal rondom de deal is gebeurd.

Ook fijn is dat je bij een deal deal documenten kunt uploaden. Zoals een offerte. Zo raak je nooit de documenten kwijt die bij deze deal horen.

Tasks

Het vijfde tabblad in HubSpot CRM geeft je een overzicht van je taken. Je kunt taken voor jezelf aanmaken maar ook voor anderen in je team. Taken komen ook terug in het dashboard onder “Productiviteit”. Zo kun je middels taken sturing geven aan je team en hun succes / inzet meten binnen HubSpot CRM.

Taken hebben een status, een einddatum en tijd en een omschrijving. Je kan ze koppelen aan een contact, een bedrijf of een deal.

Verder is het mogelijk om selecties te maken van je taken. Gek genoeg is het (nog niet) mogelijk om de selecties van taken op te slaan. Op dit moment zijn er twee selecties: je eigen taken en alle taken.

Je kunt taken op drie manieren weergeven. Als een lijstje van de taken, een overzicht zoals je ook bij deals hebt en een agenda view. In die laatste zie je dan de taken die in de komende dagen afgerond moeten worden.

Sales tools

Op het zesde tabblad van HubSpot CRM vind je de salestools. In dit blog ga ik niet alle salestools uitleggen omdat het simpelweg teveel is. Daarbij komt dat sommigen alleen beschikbaar zijn in de betaalde variant. De twee die ik eruit pik zijn templates voor e-mail en notifications (activity stream).

Templates

E-mail templates zijn een geweldige manier om je marketing te automatiseren maar toch persoonlijk te blijven. Het zijn standaard e-mails die je één keer maakt en vervolgens in twee klikken, volledig gepersonaliseerd, verstuurd aan je klant of prospects. Het enige nadeel is dat je in de gratis variant maar vijf templates hebt.

 

 

Notifications

Notifications toont je wie je e-mails opent, wie er klikt, waarop ze klikken, vanaf welk apparaat ze dat doen en van welke locatie. Behoorlijk krachtig dus als je wilt weten welke prospects je het beste als eerste kunt benaderen.

Integratie met e-mail

E-mail is, zeker in Business to Business verkoop, nog steeds het belangrijkste communicatiekanaal. Een goede koppeling met e-mail is voor een CRM-systeem erg belangrijk en HubSpot begrijpt dat.

Voor zowel Gmail als Outlook is er een extensie. Die maakt het onder andere mogelijk om uitgaande e-mails, verstuurd vanuit Gmail of Outlook, vast te leggen in HubSpot CRM. Gebruik je geen Gmail of Outlook dan is er een Bcc adres dat je kunt gebruiken om zo’n e-mail vast te leggen bij het contact.

Als je het adres in het Bcc veld invult, wordt de e-mail vastgelegd bij het contact met dat e-mailadres. Bestaat er nog geen contact met dit e-mailadres in HubSpot CRM dan wordt deze aangemaakt.

Alle e-mails die je verstuurt via HubSpot CRM worden standaard getrackt. Als je dat niet wilt, kun je dat uitzetten. Via de extensies voor Outlook en Gmail geldt hetzelfde. Even uitvinken en je e-mail wordt niet getrackt en je krijgt er dus ook geen meldingen van.

Hoe makkelijk is HubSpot CRM aan te passen?

Het is nooit prettig om je hele organisatie aan te moeten passen aan een softwarepakket. Daarom is het fijn dat HubSpot CRM behoorlijk flexibel is. Hieronder de zaken die je eenvoudig kunt aanpassen en uitbreiden.

Contact properties (eigenschappen)

HubSpot CRM heeft een uitgebreide editor om velden aan te passen en nieuwe velden aan te passen. Het lijkt misschien eng om zelf in de database te werken maar dat valt mee. Bovendien beschermt HubSpot CRM je zodat je geen grote fouten kunt maken.

Company properties

Welke eigenschappen van organisaties wil jij in HubSpot CRM vastleggen? Alle standaardvelden zijn natuurlijk aanwezig in het pakket. Maar wil jij net even iets anders vastleggen bij een bedrijf dan kun je dat makkelijk aanpassen.

Deal properties

Voor deals kun je twee belangrijke elementen aanpassen. De eigenschappen van een deal en de fases waarin een deal zich kan bevinden.

Fases

Deal stages heten ze eigenlijk in HubSpot CRM maar in goed Nederlands zijn het de fases van jouw salesproces. Je kunt de standaard fases (zie hierboven bij Deals) van HubSpot CRM eenvoudig aanpassen naar je wensen. Heb jij vier fases in je salesproces in plaats van zeven. Geen probleem.

Deal

Een deal in HubSpot CRM heeft standaard alle belangrijke velden die je nodig zult hebben. Zoals de grootte van de deal en slagingskans. Maar je kunt zelf extra velden aanmaken. Bijvoorbeeld het type product dat je verkoopt. Deze extra velden kun je ook weer gebruiken om selecties mee te maken.

Gebruikers

Met HubSpot CRM maak je zelf eenvoudig nieuwe gebruikers aan. Zoveel als je wilt. Gewoon even een e-mailadres invoeren, voor- en achternaam en klaar. Je kunt per gebruiker rechten instellen. Zo kun je bijvoorbeeld je salesmanager toegang geven om standaard e-mails te maken maar gebruikers niet.

Selecties

Selecties zijn een krachtig hulpmiddel om de juiste gegevens op je scherm te toveren. Zowel bij contacten, bedrijven als deals kun je eenvoudig zelf selecties maken en deze opslaan. Ben je salesmanager dan kun je aangeven of de selectie alleen voor jezelf is of dat je hem wilt delen met teamleden.

Kolommen

In de overzichten van Contacten, Bedrijven, deals en taken kun je zelf bepalen wat je wilt zien. Vind jij het belangrijk om het aantal Twittervolgers van je contacten te zien dan voeg je die kolom toe aan het overzicht.

Train je team in HubSpot CRM en sales

Hoe eenvoudig een CRM-systeem ook lijkt, het is prettig om terug te kunnen vallen op goede documentatie en training. Hieronder een overzicht van de middelen die je krijgt bij HubSpot om jezelf en je team te trainen. Let wel, alles is Engelstalig.

HubSpot CRM tutorial. 

Direct op het dashboard vind je een knop om de HubSpot CRM tutorial te starten. Als je die start, word je aan de hand van pop-ups door de tool geloodst. Nieuwe gebruikers raken zo eenvoudig bekend met de navigatie van het platform.

HubSpot CRM knowledge base

Natuurlijk wordt het platform geleverd met een uitgebreide online kennisbank. Met daarin alle artikelen die je nodig hebt om HubSpot CRM optimaal te benutten.

HubSpot Sales training

HubSpot is wereldberoemd geworden dankzij hun inbound marketing methodiek. En net zoals de wereld van marketing enorm veranderd is, geldt hetzelfde voor sales. HubSpot heeft om die reden ook een inbound sales training ontwikkeld. Dit gaat niet zozeer over de tool maar meer over een nieuwe manier van verkopen.

De training is trouwens gratis beschikbaar. Zelfs als je niet aan de slag gaat met HubSpot CRM, raad ik je aan de inbound sales training te bekijken.

HubSpot Sales blog

Als laatste hulpmiddel is er het HubSpot Salesblog. Een prima bron van kennis over verkopen. Natuurlijk allemaal met een Amerikaans sausje maar daar moet je even doorheen prikken. Zeer leerzaam.

Heeft HubSpot CRM een app?

Ja! Net als je dacht dat het niet veel beter kon, blijkt HubSpot CRM ook nog eens een mobiele app te hebben.

Het gaat te ver om de app hier uitgebreid te behandelen. Maar weet dat je prima inzicht krijgt in je deals en contacten. Je kunt nieuwe taken aanmaken voor een contact, direct bellen of mailen vanuit de app en ga maar door.

Ook prettig is om te weten dat er goed wordt geluisterd naar de gebruikers. Direct in de app kun je feedback geven en vragen stellen. Binnen een dag heb je antwoord en dat maakt HubSpot  een toegankelijk, menselijk bedrijf.

HubSpot CRM duur? Nee, gratis!

In de paragrafen hierboven heb je af en toe het woord “gratis” gezien. En dat klopt! HubSpot CRM is gratis! Je kan bijna niet geloven dat zo’n krachtig CRM-systeem gratis wordt weggegeven. Je kunt zo veel contacten, bedrijven of deals invoeren als je wilt. Er is ook geen limiet op het aantal gebruikers. Geen addertjes onder het gras dus?

Ik zou het geen addertjes durven noemen maar natuurlijk zijn er beperkingen. Zoals het maximum van vijf e-mailtemplates per gebruiker. En er zijn nog meer functies in HubSpot CRM, die ik voor het gemak heb weggelaten uit dit blog, die je niet kunt gebruiken. De zogenaamde extra’s.

Maar die extra functies zijn daadwerkelijk extra’s. Functies die je dus niet persé nodig hebt. Uitbreidingen waarmee jouw sales nog krachtiger wordt maar niet direct nodig. Je loopt dus niet onmiddelijk tegen beperkingen aan die het werken met HubSpot CRM onmogelijk maken. En dat is mooi.

Wil jij die extra functies wel direct benutten? Dan valt de prijs van HubSpot CRM ook erg mee. Voor 50 euro per maand per gebruiker heb je een schitterend CRM-systeem met heel veel extra’s.

In een volgend blog zal ik de extra’s beschrijven.

Koppelingen met HubSpot CRM

Een belangrijk kenmerk van goede software is dat je het makkelijk kunt koppelen met andere software. HubSpot heeft dat goed begrepen en koppelt zijn software met heel veel andere partijen. Salesforce was één van de eerste.

Maar HubSpot koppelt net zo eenvoudig aan Wistia (video software). Daarmee kunnen account manager direct in HubSpot CRM zien hoe lang een prospect een bepaalde video heeft gekeken.

Andere voorbeelden zijn GoToWebinar, SurveyMonkey, WordPress, Google Calendar en Eventbrite.

En niet te vergeten, HubSpot CRM koppelt ook fantastisch met Zapier. En aangezien Zapier de koning van de koppelsoftware is (wat mij betreft), kun je op deze manier koppelen aan meer dan 300 andere softwarepakketten.

Zijn de koppelingen eenvoudig en zomaar zelf in te richten? Niet door iedereen! Maar nog geen tien jaar geleden moest je voor dit soort koppelingen tienduizenden, soms honderdduizenden euro’s betalen. Tegenwoordig kun je met logisch nadenken, een beetje hulp van een ervaren gebruiker en minder dan duizend euro hetzelfde bereiken.

Voordelen van HubSpot CRM 

De belangrijkste voordelen zijn wat mij betreft:

• Gratis starten
• Makkelijk te leren door eenvoud en ondersteuning online
• Automatiseert veel repetitieve salestaken
• Goede ondersteuning van het salesproces
• Zeer makkelijk aan te passen aan jouw wensen
• Krachtige partij als HubSpot staat achter het product
• Heel veel kennis voor jou en je salesteam
• Makkelijk doorgroeien naar HubSpot marketing
• Veel extra’s in het betaalde pakket als je er klaar voor bent

Nadelen van HubSpot CRM

Natuurlijk zijn er ook nadelen te noemen. Alhoewel ik eigenlijk van de generatie ben die een gegeven paard niet in de bek kijkt. Maar om helemaal objectief te zijn. Dit zijn ze:

• Niet alle functies in gratis variant (maar zeer werkbaar en dat is al luxe)
• Maar vijf e-mail templates voor standaard berichten (tien zou net wat lekkerder zijn)
• HubSpot CRM is volledig Engelstalig
• Alle documentatie en video’s zijn Engelstalig
• Geen toetsenbord combinaties voor vaak voorkomende handelingen
• Niet geschikt voor logistieke processen
• Niet geschikt voor support van klanten

Voor welke organisatie is HubSpot CRM bedoeld?

HubSpot is de afgelopen jaren wereldberoemd geworden met z’n HubSpot marketing platform. HubSpot CRM werd in 2014 gelanceerd. Het doel is uiteraard om zoveel mogelijk organisaties kennis te laten maken met het merk HubSpot. Om vervolgens bedrijven te upsellen naar het grotere broertje HubSpot Sales en misschien wel het HubSpot all-in-one marketing platform. Maar je doet HubSpot CRM tekort door het een lokkertje te noemen. Daarvoor biedt het pakket veel te veel waarde.

HubSpot CRM voor ZZP’ers / kleine teams

HubSpot CRM is eenvoudig, snel en goedkoop. De lage kosten maken het een perfect startpakket voor een ZZP’ers die hun sales professioneel willen aanpakken. Alhoewel HubSpot het pakket daar niet hoofdzakelijk op richt, is het een ideale oplossing voor deze doelgroep.

HubSpot CRM voor Middelgrote teams in MKB (sweet spot)

HubSpot CRM’s is zeer geschikt voor middelgrote salesteams in het MKB. De eenvoud maakt dat teamleden snel gewend raken aan het platform. En het feit dat het platform zeer gefocust is op sales, maakt het misschien meer geschikt dan “echte” CRM-systemen. Die ondersteunen vaak bedrijfsonderdelen als productie of support waardoor het platform direct veel complexer wordt.

Is het iets voor de grootzakelijke markt?

Is HubSpot CRM ook geschikt voor grotere organisaties? Kan het zich meten met een pakket als Microsoft Dynamics, Oracle of AFAS? Nee, is het antwoord. Maar dat is ook niet de doelgroep van HubSpot CRM.

Toch is er voor dit soort grotere organisatie wel een toepassing. Ze kunnen HubSpot CRM gebruiken om het salesteam optimaal te laten werken. HubSpot CRM gebruiken waarvoor het bedoeld is, Sales! En als een prospect eenmaal klant is, kan die middels een koppeling doorgestuurd worden naar een geavanceerder CRM-systeem. Hubspot CRM heeft voor deze werkwijze al een koppeling met Salesforce.

Conclusie

HubSpot CRM is een zeer praktisch CRM-systeem met de focus op verkoop en marketing. Het geeft accountmanagers / verkopers de handvatten om snel te werken door allerlei repetitieve taken uit handen te nemen. Alhoewel prijs nooit het uitgangspunt mag zijn, is het wel prettig dat HubSpot CRM gratis kunt gebruiken. Het feit dat je kunt doorgroeien en in de betaalde variant nog veel meer moois krijgt, is een prettige bijkomstigheid. Evenals het feit dat HubSpot een sterke partij is die nog veel meer moois gaat toevoegen aan HubSpot CRM in de toekomst.

Of HubSpot CRM daarmee bij jouw organisatie past, hangt van veel meer factoren af. Ik hoop dat ik je met dit artikel in ieder geval de handvatten heb gegeven hier verder over na te denken.

Heb je over HubSpot CRM vragen? Stel ze in de comments dan help ik je verder.

Wil je Hubspot CRM proberen? Maak een account aan op HubSpot>>